Снижаем расходы на связь: как сэкономить на офисной телефонии?

Миллионеры считают, что важнее не зарабатывать много, а уметь экономно тратить деньги. Успешные бизнесмены следят за своими расходами и стараются сократить их до минимума. Можно взять с них пример и пересмотреть свои расходы, в том числе и на связь. Кроме того, существует немало способов сэкономить на мобильной связи. При правильном подходе можно сократить расходы на связь в два и более раз.

Как экономить на связи: советы и рекомендации

Расходы на связь - это одна из значительных статей расходов компаний. В то же время, количество доступных вариантов связи постоянно растет, а тарифы на услуги связи практически неуклонно уменьшаются, поэтому необходимо постоянно анализировать и оптимизировать затраты на связь.

Как можно значительно сократить расходы на услуги связи? Один из способов - перейти на IP-телефонию, которая позволяет сохранить не только качество связи, но и значительно снизить расходы на связь. Это сделать довольно просто и без особых затрат по сравнению с другими способами экономии на связи.

Возможным решением еще может стать использование программ типа Skype, благодаря которым можно существенно сократить расходы на связь на 30-80%. Однако, у этого варианта есть свои недостатки, которые заключаются в неудобности использования для внешних коммуникаций, особенно в случае крупного бизнеса.

Пересмотр тарифов и объявление тендеров на предоставление услуг связи также могут помочь сэкономить на расходах на связь. Необходимо также обратить внимание на возможности современных виртуальных АТС, которые позволяют анализировать статистику звонков и разумно управлять расходами.

Для компаний, которые часто совершают исходящие вызовы в страны ближнего и дальнего зарубежья, полезным решением может стать использование интернет-телефонии, где тарифы на подобные звонки обычно заметно дешевле.

Несмотря на то, что существует много способов экономии на связи, выбор того, что именно подойдет каждой компании зависит от конкретной ситуации, уровня расходов на связь и текущих задач. Поэтому необходимо внимательно анализировать условия и выбирать наиболее оптимальный вариант.

Технология IP-телефонии позволяет осуществлять звонки через Интернет, вместо использования аналоговых линий связи. Для этого необходимо подключить обычные телефоны к специальному VoIP-шлюзу или приобрести SIP-аппараты. Установка специального ПО на компьютеры или мобильные устройства также может потребоваться. Эта технология может значительно сократить затраты на связь, поскольку тарифы на межгородние и международные звонки через IP-телефонию значительно дешевле, чем обычные телефонные звонки (в 3-5 раз и 20-30 раз соответственно). Более 20% компаний, которые внедрили ip-телефонию, заметили снижение расходов на связь до 50%, а еще 18% смогли сэкономить на 30-50%.

IP-телефония идеально подходит для компаний, у которых есть филиалы, для фирм с удаленными сотрудниками и для бизнеса, который активно работает с зарубежными клиентами.

Виртуальный АТС не требует дополнительных затрат на специальное оборудование, что позволяет экономить время и деньги на телефонизации офиса. Кроме того, использование корпоративной IP-коммуникационной сети при переезде в новый офис предоставляет возможность сохранить старый номер телефона и не тратить время на настройку сети и изменение номеров. Перенесение телефона на новое рабочее место и его подключение к Интернету достаточно для автоматического сохранения старого телефонного номера.

Один из методов сэкономить на услугах телефонной связи для крупных компаний - проведение тендера на выбор провайдера. Такой подход позволит заключить контракт на наиболее выгодных условиях и сократить затраты до 30% или даже 50%. Этот метод несет минимальный риск, так как сегодня многие провайдеры стали более гибкими в тарификации и сотрудничестве с клиентами, и им выгоднее дать скидку, чем потерять заказчика.

Компания может получить лучшие условия, не изменяя своих инженерных коммуникаций.

Анализ затрат на телефонные звонки является важной составляющей бюджетирования, чтобы определить, где можно сэкономить деньги. Для этого необходимо получить подробную информацию о всех входящих и исходящих звонках. Такую информацию можно получить из биллингового отчета, который, как правило, доступен в личном кабинете пользователя, если используется виртуальная АТС. Благодаря этому отчету можно получить информацию о том, кто, куда, когда и на какое время звонил. Стоит учитывать, что работники могут использовать телефон для личных целей, и информация, полученная из отчета, поможет понять, на что именно уходят деньги компании на телефонные звонки. Кроме того, настройки личного кабинета позволяют выключить функцию междугородних звонков для тех, кто не должен использовать их в рабочих целях.

Когда речь идет о выборе АТС, виртуальная АТС является наилучшим вариантом для любой компании. Гибкие настройки позволяют расширять ее по мере роста бизнеса. При переезде в другой офис (или даже при полном отказе от офиса) вы сохраняете свои номера. А использование многоканального номера, переадресации звонков и создание голосового меню помогают всегда оставаться на связи и повышать качество обслуживания клиентов.

Аутсорсинг: экономия бюджета

В некоторых случаях, издержки на поддержание определенных функций могут оказаться весьма значительными. В таких ситуациях многие крупные провайдеры предлагают услуги аутсорсинга, которые позволяют передать часть функций компании на временной или постоянной основе.

Один из наиболее популярных вариантов аутсорсинга - это аренда целого call-центра вместе с операторами и управляющими. Более того, в некоторых ситуациях это может быть единственным разумным выходом. Например, если компания нуждается в call-центре только на период проведения рекламной акции.

Аренда call-центра в два раза дешевле, чем содержание своего собственного call-центра. Таким образом, использование услуг аутсорсинга может существенно сократить расходы компании.

Есть множество способов снизить затраты на услуги связи и сэкономить довольно значительные суммы. Один из самых простых способов – пересмотр тарифного плана. Многие компании переплачивают за связь только потому, что не интересуются, подходит ли им старый тариф. Чтобы не платить за ненужные услуги, стоит произвести анализ телефонных звонков в личном кабинете виртуальной АТС. Таким образом можно не только выяснить, за что именно вы платите, но и выбрать подходящий тарифный план. Возможно, сейчас вы оплачиваете больше услуг, чем используете.

Еще один способ оптимизировать расходы – внедрение электронной системы обмена информацией. Для этого необходимо разработать специальную программу с учетом особенностей и потребностей вашего бизнеса. Это может показаться сложным и затратным, однако экономия, которую можно получить благодаря этому способу, достаточно значительна – около 30%.

Подключение виртуальной АТС также существенно сокращает траты, в том числе на обслуживание системы. Управлять настройками можно через личный кабинет с простым интерфейсом, это позволяет избежать постоянных вызовов специалиста и оплаты его работы. А в целом расходы на связь могут существенно отличаться в зависимости от размера компании. Если у организации есть офисы и отделения в разных точках страны, то затраты на связь могут сильно возрасти. Однако с каждым годом все большую популярность набирают виртуальные АТС, IP-телефония и альтернативные каналы связи, что приводит к сокращению рынка аналоговой телефонной связи.

Как выбрать провайдера IP-телефонии и снизить расходы на связь

Если вы ищете возможность сократить расходы компании на связь, переход на IP-телефонию может быть идеальным решением. Сегодня есть множество провайдеров, предоставляющих услуги IP-телефонии, но не стоит выбирать компанию только по цене. Организации, предлагающие слишком низкие расценки, обычно не могут гарантировать стабильное качество связи. Вместо этого лучше выбирать провайдера с разумными ценами, безупречной репутацией и гибкими тарифами.

Один из примеров такого провайдера - компания "Межрегиональный ТранзитТелеком" (МТТ), которая работает на рынке телефонии уже более 20 лет. Они обладают крупнейшей телекоммуникационной сетью в России, объединяющей более 120 операторов связи по всему миру. Предлагая высококачественную связь по относительно невысокой цене, компания также обеспечивает бесплатные звонки внутри корпоративной сети для своих клиентов.

IP-телефония от МТТ дает возможность свободного управления офисной телефонной связью, настройкой и выбором оптимальных тарифов с целью снижения расходов на связь. Если вы хотите перевести свою компанию на IP-телефонию, обращение к провайдеру с такой высокой репутацией, как МТТ, может быть отличным выбором.

Фото: freepik.com